Wyposażenie sali konferencyjnej

Jak powinna wyglądać sala konferencyjna? Czym powinna się charakteryzować? Na co zwrócić szczególną uwagę? Jeżeli właśnie decydujesz się na organizację sali konferencyjnej w swojej firmie lub masz zamiar stworzyć przestrzeń, która będzie wynajmowana innym firmom, koniecznie zapoznaj się z naszymi radami! Przestrzeń sali konferencyjnej wydaje się być bardzo prosta do zorganizowania – jednak w praktyce okazuje się, że staniesz przed podjęciem wielu trudnych decyzji. Każda z nich będzie wiązała się ze sporym kosztem, dlatego warto najważniejsze sprawy przemyśleć stosunkowo wcześnie.

Sala konferencyjna musi być przygotowana idealnie. Co to oznacza? Oznacza to nic innego, jak to, że osobom uczestniczącym np. w wideokonferencji musi być wygodnie i komfortowo pod każdym względem. Ważne są zarówno meble, odpowiednie ustawienie, nagłośnienie, sprzęt wysokiej klasy.

Jeżeli meble będą niewygodne, nikt z uczestników wydarzenia nie będzie skupiał się na jego temacie. Jeżeli ułożenie mebli i ekranu projekcyjnego nie będzie odpowiednie, bardzo szybko uczestnicy poczują ból kręgosłupa i nie będą śledzili wyświetlanych materiałów. Jeżeli nagłośnienie nie będzie odpowiednie, konferencja czy  też spotkanie będą nie tylko nieprzyjemne, ale zupełnie bezcelowe. Jeżeli obraz nie będzie odpowiedni – nikt z zebranych nie wyniesie nic ze spotkania. Jeśli zaciemnienie na sali nie będzie zapewnione, widoczność również będzie ograniczona, a może nawet zerowa.

Projektor w sali konferencyjnej

Jednym z najważniejszych sprzętów w sali konferencyjnej jest oczywiście projektor. Trudno wyobrazić sobie konferencje, czy zebranie w sali konferencyjnej, bez prezentowania materiałów multimedialnych. Oczywiście, w niektórych przypadkach, zamiast projektora może pojawić się rzutnik. Różnica będzie polegała tylko na tym, że z projektora mogą być wyświetlane wszystkie materiały multimedialne, z rzutnika tylko obrazy. Jednak, nie wszystkie firmy potrzebują projektora i wyświetlania filmów czy innych ruchomych obrazów. Wybierając projektor uwagę należy zwrócić na wysokiej jakości lampę, jej żywotność, a także na parametry projektora, takie jak kontrast oraz jasność. Oczywiście nie można zapominać również o rozdzielczości.

Ekrany projekcyjne

Często nie mówi się o nich, uznając, że jest to element projektora. Jednak, ekran projekcyjny jest zupełnie odrębną częścią. Można zakupić jeden z wielu rodzajów ekranów projekcyjnych. Są takie, które montowane są na stałe na sali konferencyjnej, ale są też ekrany projekcyjne, które są mobilne – warto zastanowić się wiec, które rozwiązanie będzie w danej sytuacji najlepsze. Coraz popularniejsze są również ekrany, które są na stałe montowane w podwieszeniu – eleganckie, nie rzucające się w oczy. Rozwijają się po naciśnięciu przycisku, np. na pilocie.

Nagłośnienie sali konferencyjnej

Nagłośnienie na sali konferencyjnej jest bardzo ważne – to nieodzowny element wyposażenia. Daje możliwość swobodnego przysłuchiwania się wykładowi, prelekcji, ustaleniom, ale też umożliwia dyskusję oraz rozmowę. W zależności od potrzeb oraz wielkości sali, stosuje się zarówno głośniki, jak i bardziej rozbudowane systemy nagłośnienia. Głośniki, mikrofony, wzmacniacze  – to tylko niektóre składowe nagłośnienia. Aby jak najlepiej dobrać nagłośnienie, jak i inny sprzęt do sali konferencyjnej, koniecznie należy podjąć współpracę z profesjonalną firmą.

Krzesła w sali konferencyjnej

Meble, chociaż wydają się sprawą drugorzędną, tak naprawdę są bardzo ważne. Wygoda uczestników konferencji powinna być priorytetem.  Jeżeli już po kilkunastu minutach uczestnikom będzie niewygodnie, po prostu przestaną słuchać, a ich największym marzeniem będzie opuszczenie konferencji.

Układ sali

To kolejna kwestia, którą trzeba bardzo dokładnie przemyśleć. Niektórzy wybierają układ teatralny, inny układ podkowy. Ułożenie stołów powinno być zależne od rodzaju organizowanego spotkania, ilości osób, ale też wielkości sali i zakupionego sprzętu (zamontowanych na stałeś sprzętów, nie da się przemontować na jedno spotkanie).